Herziene versie, vastgesteld juni 2022
Als jeugdgezondheidszorgorganisatie verwerken wij persoonsgegevens. Dat is bijvoorbeeld nodig om zorg te kunnen leveren, de administratie te verzorgen en salarissen uit te kunnen betalen. Persoonsgegevens zijn alle gegevens die iets zeggen over een bepaald persoon: de betrokkene. En alles wat we met deze persoonsgegevens doen, is een verwerking. Hierbij kun je denken aan: gebruiken, verzamelen, vastleggen, opslaan, wijzigen, raadplegen en verstrekken.
Wij gaan zo zorgvuldig mogelijk om met persoonsgegevens van jou en je kind(eren). In deze privacyverklaring leggen we in het kort uit:
- met welk doel en op welke grondslag we persoonsgegevens verwerken;
- wiens en welke persoonsgegevens we verwerken;
- hoe lang we de persoonsgegevens bewaren;
- in welke gevallen we persoonsgegevens aan anderen verstrekken of laten inzien;
- hoe we de persoonsgegevens beveiligen;
- hoe we omgaan met datalekken;
- welke cookies wij gebruiken;
- wat je rechten zijn;
- hoe je contact met ons op kunt nemen;
- hoe je een klacht in kunt dienen.
Naast deze Privacyverklaring, hebben we een Privacybeleid. Hierin gaan we veel uitgebreider in op de verwerking van jouw gegevens. Je kunt het Privacybeleid vinden via deze link.
DOEL EN GRONDSLAG
We verwerken jouw persoonsgegevens alleen voor doelen die we voor de verwerking hebben vastgesteld of voor doelen die verenigbaar zijn met deze doelen. De meest voorkomende doelen zijn:
- het verlenen van zorg en diensten;
- het uitvoeren van werkzaamheden als (potentieel) werkgever;
- het werken met vrijwilligers;
- het verbeteren van de gebruikservaring van onze website en deze goed aan laten sluiten bij de voorkeuren van onze bezoekers;
- het bewaken en bevorderen van de kwaliteit;
- financiële afwikkeling en controle;
- calamiteiten- of incidentenonderzoek;
- wetenschappelijk, historisch of statistisch onderzoek.
We verwerken alleen gegevens voor zover dat nodig is om het doel te kunnen bereiken.
Daarnaast mogen we uw persoonsgegevens alleen verwerken als sprake is van ten minste één van de grondslagen die in de AVG vermeld staan. De grondslagen die het meest voorkomen, zijn:
- het is nodig voor het aangaan of uitvoeren van een overeenkomst met u, zoals een zorgovereenkomst of arbeidsovereenkomst;
- u hebt toestemming gegeven;
- we zijn wettelijk verplicht om uw gegevens te verwerken;
- er is sprake van een medische noodsituatie;
- we hebben een gerechtvaardigd belang.
Gegevens over jouw gezondheid worden extra beschermd door de AVG. Voor deze gegevens geldt dat we deze (naast een vooraf vastgesteld doel en een geldige grondslag):
- als jeugdgezondheidszorginstelling alleen verwerken als dat noodzakelijk is voor een goede zorg aan jou en je kind(eren); en
- als werkgever alleen verwerken als dat noodzakelijk is voor een goede uitvoering van wettelijke voorschriften, pensioenregelingen of collectieve arbeidsovereenkomsten met aanspraken die afhankelijk zijn van jouw gezondheidstoestand of als dat noodzakelijk is voor de re-integratie of begeleiding in verband met ziekte of arbeidsongeschiktheid.
Intrekken van toestemming
Indien we jouw persoonsgegevens en die van je kind(eren) verwerken op basis van jouw toestemming, dan heb je het recht om deze toestemming weer in te trekken. Het intrekken van de toestemming kan invloed hebben op de zorg of dienst die we leveren. We zullen je dan informeren over de mogelijke gevolgen.
VERWERKEN VAN PERSOONSGEGEVENS
Wij verwerken doorgaans persoonsgegevens van kinderen en hun ouder(s), vrijwilligers, sollicitanten en bezoekers van onze website:
Kinderen en hun ouder(s)
Van kinderen en hun ouder(s) verwerken wij gegevens zoals: naam, adres, woonplaats; andere contactgegevens, zoals telefoonnummer of e-mailadres; identificatiegegevens[1]; verleende zorg of behandeling; ververwijzing; betrokken instanties; samenstelling en bezigheden huishouden; gezondheidsgegevens; financiële en administratieve gegevens; overige gegevens voor zover noodzakelijk.
Medewerkers
Van medewerkers verwerken wij persoonsgegevens zoals: NAW-gegevens; andere contactgegevens, zoals telefoonnummer of e-mailadres; geboortedatum en geboorteplaats; nationaliteit; bankrekeningnummer; werkervaring; informatie over gevolgde of te volgen opleidingen en cursussen; klachten en/of waarschuwingen; verzuimfrequentie; kopie identiteitsbewijs (alleen bij medewerkers in eigen dienst, zie voetnoot)[2]; BSN; persoonlijke werkaantekeningen van de leidinggevende; VOG; burgerlijke staat; partner- en kindgegevens.
Vrijwilligers
Van vrijwilligers worden verwerkt: NAW-gegevens; geboortedatum; contactgegevens, zoals telefoonnummer en e-mailadres; bankrekeningnummer en andere gegevens voor het vergoeden van kosten (bijvoorbeeld reiskostendeclaraties); activiteiten die een vrijwilliger doet of zou willen/kunnen doen.
Sollicitanten
De persoonsgegevens die we van sollicitanten verwerken zijn doorgaans: NAW-gegevens; geboortedatum; contactgegevens, zoals telefoonnummer en e-mailadres; opleidingsgegevens; arbeidsgeschiedenis, zoals vroegere werkgevers, referenties etc.); burgerlijke staat; de talen die men spreekt; de titulatuur.
Bezoekers website
Wanneer je onze website bezoekt, houden we jouw bezoekgegevens bij. Meer informatie daarover vindt u onder het kopje ‘Cookies’. Als je op onze website een contactformulier invult, vragen we naar jouw NAW-gegevens en contactgegevens, zoals telefoonnummer en e-mailadres.
BEWAREN VAN PERSOONSGEGEVENS
De hoofdregel is dat wij persoonsgegevens niet langer bewaren dan nodig is voor het doel waarvoor wij ze hebben ontvangen. Daar zijn uitzonderingen op. Als er bijvoorbeeld sprake is van een wettelijke bewaartermijn, dan moeten wij ons aan die wettelijke bewaartermijn houden. Ook in specifieke situaties, bijvoorbeeld als er een rechtszaak loopt of bij een arbeidsconflict, kunnen persoonsgegevens langer bewaard worden.
Kinderen en hun ouder(s)
Voor jouw medische gegevens geldt een wettelijke bewaarplicht van 15 jaar na het beëindigen van de zorg. Persoonsgegevens die nodig zijn voor de administratie moeten wij tot 7 jaar na het opstellen van het betreffende document (bijvoorbeeld een declaratie) bewaren. Gegevens die nodig zijn voor het doen van controles door zorgverzekeraars worden tot 5 jaar na de betaling van een nota bewaard, tenzij met zorgverzekeraars een kortere termijn is afgesproken.
Medewerkers
Jouw NAW-gegevens en je burgerlijke staat worden tot 7 jaar na het einde van het dienstverband bewaard. Voor loonbelastingverklaringen en kopieën van identiteitsbewijzen geldt een termijn van 5 jaar na uitdiensttreding. Andere persoonsgegevens worden doorgaans niet langer dan 2 jaar na het einde van het dienstverband bewaard.
Sollicitanten
Als je als sollicitant de functie niet gekregen hebt, dan worden jouw gegevens tot uiterlijk 4 weken na het einde van de sollicitatieprocedure bewaard. Je kunt toestemming geven om gegevens langer te bewaren, bijvoorbeeld ten behoeve van andere vacatures. We houden dan een termijn van maximaal 1 jaar na beëindiging van de sollicitatieprocedure aan.
Vrijwilligers
Jouw gegevens worden tot uiterlijk 2 jaar nadat je niet langer meer als vrijwilliger bij ons werkzaam bent, bewaard.
Bezoekers website
Bezoekersgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk. Persoonsgegevens die je in een contactformulier hebt ingevuld, worden tot maximaal een half jaar na het invullen bewaard.
VERSTREKKEN VAN PERSOONSGEGEVENS
Persoonsgegevens worden alleen aan anderen verstrekt of ter inzage gegeven als dat overeenkomt met het doel waarvoor wij de gegevens hebben ontvangen en als deze verstrekking of inzage noodzakelijk is. In ons Privacybeleid kunt u daar meer informatie over vinden.
Voor gezondheidsgegevens geldt een wettelijke geheimhoudingsplicht. We zullen de gezondheidsgegevens van jouw en je kind(eren) niet aan anderen verstrekken of laten inzien, tenzij je daar uitdrukkelijke toestemming voor geeft of als we daar wettelijk toe verplicht zijn. [3] We zijn bijvoorbeeld verplicht om voor het afhandelen van rekeningen van verleende zorg bepaalde medische gegevens te verstrekken aan de zorgverzekeraar. Onder ‘anderen’ worden niet begrepen: personen die rechtstreeks bij de behandeling betrokken zijn, personen die optreden als vervanger van de hulpverlener en wettelijk vertegenwoordigers.
Als je toestemming geeft, betekent dat niet dat wij verplicht zijn de gezondheidsgegevens te verstrekken. We bekijken altijd of het in overeenstemming is met goed zorgverlenerschap en of de gegevens niet op een andere, minder ingrijpende manier kunnen worden verkregen.
ELEKTRONISCH UITWISSELINGSYSTEEM
Als wij uw gezondheidsgegevens op een elektronische manier voor andere zorgverleners raadpleegbaar willen maken via een speciaal daarvoor gemaakt systeem (website, app) zullen wij u vooraf om uitdrukkelijke toestemming vragen. Je hebt het recht om deze toestemming aan te passen of in te trekken. Je hebt ook recht op kosteloze elektronische inzage, op een kosteloos elektronisch afschrift en op een overzicht van wie wanneer bepaalde informatie beschikbaar heeft gemaakt en wie wanneer bepaalde informatie heeft ingezien. Onder ‘Jouw rechten’ is beschreven hoe je daarvoor een verzoek kan doen.
BEVEILIGING VAN PERSOONSGEGEVENS
Wij zorgen voor een passende beveiliging van de persoonsgegevens die wij van jou en je kind(eren) hebben ontvangen en houden ons aan de daarvoor geldende wettelijke eisen en richtlijnen.
DATALEKKEN
Er is sprake van een datalek als de persoonsgegevens van jou en je kind(eren) op onrechtmatige wijze zijn vernietigd of verloren, gewijzigd, verstrekt of toegankelijk zijn gemaakt. Dat kan risico’s met zich meebrengen, zoals identiteitsdiefstal, financiële schade of verlies van vertrouwen. Als het waarschijnlijk is dat dit datalek voor jou en je kind(eren) een risico met zich meebrengt, zal dit zo spoedig mogelijk gemeld worden bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Als het waarschijnlijk is dat het datalek een hoog risico voor jouw rechten en vrijheden oplevert, zullen we het datalek zo spoedig mogelijk aan je meedelen.
COOKIES
Op onze website maken we gebruik van cookies. Cookies zijn kleine tekstbestandjes die op je computer of mobiele apparaat worden geplaatst wanneer je onze website bezoekt. Met cookies kan je surfgedrag bijgehouden worden en kan je computer of mobiele apparaat herkend worden bij een volgend bezoek. Het is afhankelijk van de instellingen van je browser[4] wat we bij kunnen houden.
Er zijn verschillende soorten cookies:
- Cookies waarvoor we jouw geen toestemming hoeven te vragen omdat deze geen of weinig inbreuk op de privacy maken:
- functionele cookies: met deze cookies kunnen we onze website beter laten functioneren.
- Cookies die alleen geplaatst mogen worden met jouw toestemming:
- analytische cookies: deze cookies bieden ons inzicht in hoe onze website functioneert. We kunnen hier bijvoorbeeld bezoekersstatistieken mee bijhouden.
- tracking cookies: met deze cookies kunnen we individueel surfgedrag bijhouden en profielen opstellen;
- cookies van derden (third party cookies): hiermee is het mogelijk dat andere partijen cookies op je computer plaatsen, bijvoorbeeld voor advertenties.
Met deze cookies verzamelen we de volgende gegevens van u: IP-adres, cookie-ID, applicatie- en klikgedrag, Referrer-URL. Wanneer je onze website bezoekt, zie je een melding over cookies. Hierin vragen wij je, voor zover nodig, om toestemming voor het gebruik van cookies. Je kunt in je webbrowser instellen dat het opslaan van cookies alleen wordt geaccepteerd wanneer je hiermee instemt. Je kunt hier in de handleiding van jouw browser meer informatie over vinden. De meeste cookies hebben een ingestelde bewaartermijn. Wanneer deze termijn verstrijkt, worden de cookies automatisch verwijderd. Je kunt de cookies ook zelf verwijderen. Zie de handleiding van je browser. Op onze website vind je een overzicht van alle cookies en de bewaartermijnen (cookieoverzicht).
AUTOMATISCHE BESLUITVORMING
Wij maken geen gebruik van automatische besluitvorming.
RECHTEN VAN JOU EN JE KIND(EREN)
De AVG geeft jou en je kind(eren) een aantal rechten. Deze rechten zijn:
- het recht om de persoonsgegevens die we van jou en je kind(eren) verwerken in te zien (recht van inzage);
- het recht om de persoonsgegevens die wij van jou en je kind(eren) verwerken aan te passen (recht op rectificatie);
- het recht om de persoonsgegevens van jou en je kind(eren) te laten wissen (recht op vergetelheid);
- het recht om minder gegevens te laten verwerken (recht op beperking van de verwerking);
- het recht om bezwaar te maken tegen de gegevensverwerking (recht van bezwaar);
- het recht om gegevens over te dragen, zodat je de gegevens van jou en je kind(eren) gemakkelijk aan een ander door kan geven (recht op dataportabiliteit).
Je mag altijd een verzoek indienen om een bepaald recht uit te oefenen. Doorgaans zullen we binnen een maand gehoor geven aan jouw verzoek. We kunnen niet in alle gevallen gehoor geven aan een verzoek. Dat is het geval bij ongegronde[5] of buitensporige[6] verzoeken. Je wordt dan binnen een maand geïnformeerd over de reden daarvan. In sommige situaties, bijvoorbeeld bij ingewikkelde verzoeken, mogen we twee maanden extra de tijd nemen voor onze reactie.
Wil je een verzoek doen om één van de hierboven genoemde rechten uit te oefenen, dan kun je het volgende doen:
- Ben je ouder: dan kun je je verzoek via infojgz@icare.nl aan ons voorleggen;
- Ben je medewerker, dan kun je je verzoek aan jouw rayonmanager voorleggen;
Ben je een andere betrokkene (vrijwilliger, sollicitant, websitebezoeker of anders) of kun je/ wil je als medewerker niet via de rayonmanager je verzoek indienen, dan kun je je verzoek indienen via:
- E-mail: infojgz@icare.nl;
- Brief: Icare Jeugdgezondheidszorg Postbus 1 7940 AA Meppel
CONTACT
Heb je een vraag over privacy of ben je het niet eens over de manier waarop we met de gegevens van jou en je kind(eren) en/ of rechten omgaan, dan kun je contact met ons opnemen via infojgz@icare.nl of een brief sturen naar:
Icare Jeugdgezondheidszorg
Postbus 1
7940 AA Meppel
FUNCTIONARIS GEGEVENSBESCHERMING
Binnen onze organisatie houdt de Functionaris Gegevensbescherming (FG) toezicht op de toepassing en naleving van de AVG. Je kunt via FGespria@espria.nl contact met de FG opnemen.
KLACHT
Mocht je een klacht willen indienen, dan zal deze volgens onze klachtenprocedure afgehandeld worden. Je kunt je klacht indienen via infojgz@icare.nl of via:
Icare Jeugdgezondheidszorg
Postbus 1
7940 AA Meppel
Als we er niet uitkomen, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Zie voor meer informatie: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/zelf-doen/privacyrechten/klacht-indienen-bij-de-ap
Je kunt er ook voor kiezen om een verzoekschriftprocedure te starten bij de kantonrechter. Op https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/zelf-doen/privacyrechten/klacht-over-gebruik-persoonsgegevens staat uitgelegd wat je dan moet doen (zie het antwoord op de vraag ‘Hoe ga ik met een klacht over het gebruik van persoonsgegevens naar de rechter?’).
------------------------------------------------------------------------------------------------
[1] Geen kopie ID, maar wel type document, documentnummer, geldigheidsduur, BSN-nummer.
[2] Indien de medewerker een uitzendkracht, gedetacheerde of payroller is, mogen wij geen kopie van het ID maken en opslaan. We mogen wel vragen het ID te zien en het soort ID, het documentnummer en de geldigheidsdatum vastleggen.
[3] Bijvoorbeeld op grond van de Zorgverzekeringswet, Wet langdurige zorg, Wet bijzondere opneming in psychiatrische ziekenhuizen, Wet marktordening gezondheidszorg, Wet op de beroepen in de individuele gezondheidszorg, Wet kwaliteit, klachten, geschillen zorg, Wet publieke gezondheid, de Jeugdwet, Wet op de lijkbezorging, Gezondheidswet.
[4] Een browser is een programma dat het mogelijk maakt om websites op internet te bezoeken.
[5] Er wordt niet voldaan aan de voorwaarden om je rechten uit te kunnen oefenen (het recht op vergetelheid mag bijvoorbeeld ingeroepen worden als de persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doelen waarvoor zij zijn verzameld. Als we voor het leveren van zorg aan jou je persoonsgegevens nodig hebben, kunnen we jouw persoonsgegevens niet wissen) of het verzoek ziet op iets waar je geen recht op hebt (bijvoorbeeld persoonsgegevens van een ander).
[6] Bij buitensporige verzoeken komt er teveel last op ons te liggen om aan de verzoeken te voldoen. Als je bijvoorbeeld wekelijks een verzoek bij ons indient, kan dat als buitensporig aangemerkt worden.
